Esta es la cuarta parte de un grupo de 6 POST que me gustaría editar acerca de la preparación deportiva para las ultramaratones que son, para mí, muy importantes y que disfruto mucho participar en estas pruebas, serán 6 partes, sigamos con la cuarta.
Cuarta parte: “Si no te detienes a hacer un análisis de riesgos en tus proyectos es imposible poder hacer una buena planificación y detectar los recursos y perfiles de personas que requiere el proyecto”.
“Los interesados del proyecto que apoyan al mismo deben ser contactados en la fase de planificación y desde el primer momento”
Mi experiencia me ha llevado a entender qué son realmente los proyectos.
Para mí los proyectos son de 4 tipos:
Proyectos 100% nuevos para hacer Hitos nuevos y entregables nuevos para nosotros, es decir nunca habíamos hecho ese producto, maquinaria o servicio. El cliente en este proyecto nos dice que espera del mismo.
Proyectos de mejoras de los entregables de proyectos anteriores. Proyectos “repetitivos” que vamos a hacer para ejecutar y fabricar el mismo producto o maquinaria para un nuevo cliente. En este tipo de proyecto hay unos pequeños cambios por ejemplo la disposición de las máquinas o el color o tratamiento de pintura que es la imagen del cliente, es decir usar los colores de la empresa cliente en los acabados.
Proyectos de mejora continua que involucra crecimiento incremental para mejorar un producto, maquinaria o servicio. Es la decisión de mejorar un producto o maquinaria haciendo una revisión profunda de sus componentes y funcionalidades, es decir rediseñar nuevamente para reducir costes, aumentar capacidad o actualizar tecnológicamente el resultado de la maquinaria, equipo o entregables.
Proyectos de innovación disruptiva.
Todos estos proyectos deben ser revisados desde el punto de vista de riesgos y para ello podemos usar la metodología PMBOK y la norma ISO 31000 sobre gestión de riesgo.
Es la norma en la que se basa Risk Management. Es un estándar internacional que establece las directrices para que cualquier tipo de empresa, sea cual sea su sector y tamaño, pueda considerar el riesgo como elemento generador de valor en los proyectos, es decir sacar valor de las situaciones que potencialmente van a ocasionar riesgos que debemos mitigar cuando aparezcan en los proyectos.
Gestión de los riesgos del proyecto
En nuestro caso se realizará un análisis profundo de los riesgos para poder detectar y mitigar cualquier riesgo y no dejar fuera ninguno.
Los riesgos que podemos visualizar pueden ser:
Lesiones
Caída y posterior lesión
No poder asistir por motivos laborales
Enfermedad
Suspensión de la prueba
Riesgos asociados al escenario:
No considerar las condiciones climáticas para las fechas de las pruebas
No tener planes de contingencia frente a las condiciones climáticas
Durante la prueba:
Tener que abandonar por agotamiento
Deshidratación
Hipoglucemia (La comúnmente denominada pájara)
Avería grave
Llagas y escoceduras
Golpe de calor
Quemaduras solares
Dolores lumbares, en brazos y en cuello
Caída
Lesión
Para todos estos riesgos debemos de analizarlos y tener todo planificado para evitarlos o reducirlos al máximo y si se dan, poder tener líneas de actuación para que no afecten a los miembros del equipo.
2. Gestión de las Adquisiciones del proyecto
En un proyecto de ingeniería se realizaría un estudio de las adquisiciones a realizar y se documentarían todas dentro de una aplicación de control y abastecimiento a tiempo de los recursos y materiales del proyecto.
Los proyectos normalmente realizan concursos o licitaciones entre los proveedores más cualificados para obtener la calidad de lo que se compra, al mejor precio total y las mejores condiciones. Se deben realizar Solicitudes de Pedidos y una gestión documental eficiente.
Muchas empresas de proyectos adquieren sistemas ERP con los programas de proyectos y sistemas MRP de abastecimiento que ayudan a la gestión de compras, conectando los programas de diseño, por ejemplo, AUTODESK INVENTOR directamente con los sistemas ERP de abastecimiento para agilizar la gestión de compras y adquisiciones.
El sistema ERP permite controlar los pedidos de compras para garantizar que llegan en fecha y forma. El proceso de compras incluye el control de calidad de las especificaciones de las compras.
En nuestro caso debemos ser tan exigentes como las empresas de proyectos porque nos permite adquirir conciencia de esta actividad vital para los proyectos tanto deportivos como sociales.
Podemos, por ejemplo, establecer acuerdos con restaurantes y hoteles que nos hacen descuentos importantes si en las RRSS de keeltek mencionamos el lugar donde nos alojamos en las ultramaratones y nuestra experiencia como clientes deportistas.
Esta actividad de establecer acuerdos para con hoteles y restaurante podría delegarla en el responsable de marketing de Keeltek.
3. Gestión de los interesados del proyecto
En nuestro caso habíamos apuntado al inicio que debíamos buscarnos partners en las materias que no dominamos o no tenemos tiempo de realizar, tal y como se realiza en los proyectos de ingeniería, como promotores que pueden ser hoteles y restaurantes, así como cualquier interesado en ayudarnos en este proyecto.
Integrar a los miembros de las familias del equipo es importante en las reuniones y eventos que hacemos antes y después de las pruebas para unirnos como equipo y que nuestros familiares disfruten con los miembros de las otras familias.
Estoy plenamente convencido de que debe ser así para que el proyecto sea más agradable para todos dado que dejo a mi familia cuando salgo a entrenar.